Notice de protection des données

La protection des données à caractère personnel est importante pour le Groupe Forrest International et ses filiales.  Des mesures techniques et opérationnelles ont été prises pour le respect et la sécurité de vos données à caractère personnel.

La présente Notice de protection des données vous fournit des informations détaillées sur la protection de vos données à caractère personnel mise en place.

Le site internet de GFI s.a. ne collecte aucune information personnelle et les informations envoyées par votre brouwser ( aussi appelées cookies) sont utilisées uniquement à des fins statistiques dans le but d’améliorer votre expérience de visiteur du site internet. Ils ne ne permettent en aucun cas de vous identifier. Vous pouvez pouvez refuser néanmoins ces cookies en les désactivant sur votre brouwser.

Nous sommes responsable en notre qualité de responsable de traitement de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel en relation avec nos activités.  L’objectif de cette Notice est de vous informer des types de données que nous collectons auprès de vous, des raisons pour lesquels nous utilisons et partageons de telles données des délais de conservation, de vos droits en matière de protection à la vie privée et de la manière dont vous pouvez les exercer.

1. Quels sont les données à caractère personnel que nous utilisons ?

Nous collectons auprès de vous et nous utilisons les données suivantes dans le cadre de nos activités y compris notre statut d’employeur:

  • Informations relatives à votre identification (ex. nom, prénom, carte d’identité et passeport, permis de séjour,  visa, nationalité, date et lieu de naissance , …)
  • Coordonnées (ex. adresse e-mail, n°de téléphone, permis de conduire, numero d’immatriculation du véhicule, n° du badge d’accès, coordonnées Skype …)
  • Situation familiale (ex. Etat civil, nom des parents, identification du conjoint, composition de ménage, personne désignée ICE, handicap….)
  • Information relative à l’absence de casier judiciaire
  • Information relative à vos moyens de paiement (ex. carte de crédit, numéro de compte…
  • Informations relatives à vos études et à votre situation professionnelle (ex. niveau d’étude, Curriculum Vitae, photo, salaire….)

GFI ne réalise aucun traitement sur des données dites sensibles vous concernant.

 

2. Pourquoi et sur quelle base utilisons-nous vos données :

  • Pour l’exécution d’un contrat avec vous ou la société que vous représentez ou pour prendre des mesures, à votre demande, avant de conclure un contrat
  • Pour respecter les obligations légales et règlementaires auxquelles nous sommes soumis, telles que :
    • Répondre à des demandes officielles émanant d’autorités publique ou judiciaire dûment habilitées
    • Répondre aux exigences des intermédiaires financiers avec lesquels nous travaillons principalement en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
    • Respecter les règlementations en matière de droit social
    • Respecter nos obligations en matière d’identification de notre propre société à travers ses actionnaires, dirigeants et bénéficiaires ultimes
  • Parce que nous poursuivons un intérêt légitime
  • L’envoi d’informations Corporate sur les développements de GFI
  • L’envoi de communiqués de presse en rapport avec nos activités
  • Nous demandons votre consentement pour certains traitements spécifiques, par exemple :
    • Si nous devions réaliser des traitements ultérieurs pour une finalité autre que celles énoncées à la section 2.
    • Pour l’utilisation des photos ou signature digitalisée en notre possession
    • Pour le traitement consistant à obtenir des visas et organiser les voyages au seins du groupe

3. Avec qui partageons nous vos données à caractère personnel ?

Dans le but de respecter les finalités susmentionnées, nous partageons vos données à caractère personnel qu’avec les entités suivantes :

  • Nos employés et consultants en charge de la gestion de vos contrats
  • Nos prestataires de services pour la gestion de notre personnel (ex : Partena)
  • Nos partenaires financiers avec lesquels nous entretenons des relations d’affaires récurrentes
  • Certaines professions règlementées telles que les commissaires aux compte, les avocats…
  • Nos partenaire dans des joint-ventures pour les contrats importants
  • Nos filiales locales du Congo ou du Kenya ou les filiales du groupe
  • Notre agent de voyage
  • Les autorités telles que les ambassades et consulats

4.Transférons-nous des données à caractère personnel en dehors de l’espace économique européen ?

Le transfert de vos données vers un pays éventuellement hors EEE dont le niveau de protection n’a pas été reconnu comme adéquat par la commission européenne ne se fera que dans la mesure ou le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat (ex le paiement international) ou dans la mesure ou un dispositif garantissant la protection de vos données à caractère personnel a été mis en place (ex. pour les transfert intra groupe des règles d’Entreprise contraignantes)

5. Nous protégeons la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nous ne partageons des données à caractère personnel que avec des filiales de notre groupe et avec les autorités publiques ou les partenaires financiers soumis eux-mêmes à de fortes contraintes de confidentialités.  Les contrats conclus avec nos partenaires ont fait l’objet de vérification de sorte que GFI puisse être assuré  de la mise en place de systèmes conformes au Règlement de la Protection des données.

En outre,

  • nous ne vendons nous n’échangeons de liste de clients ou de membre du personnel avec quiconque,
  • nous avons réduit les accès en interne aux données à caractère personnel que vous nous avez confiées, aux personnes nécessaires au traitement de vos données (need to know) et à l’exécution de votre contrat.
  • Nous avons une politique interne qui rappelle la confidentialité des données et l’usage professionnel exclusif qu’il faut en faire.
  • Nous prenons les mesures adéquates de restrictions des accès aux données via user name et password

6. Combien de temps conservons nous vos données à caractère personnel ?

La période de conservation est la durée de votre contrat (ou du contrat conclu par votre société) à laquelle s’ajoute la période légale de prescription des réclamations en vertu de ce contrat, à moins que des dispositions légales et règlementaires dérogatoires n’exigent une période de dérogation plus longue ou plus courte.  Dès lors que cette période est expirée, vos données sont effacées de nos systèmes.

7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la règlementation applicable, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès : vous pouvez obtenir les informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel, et une copie de ces dernières
  • Droit de rectification : dès lors que vous considérez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander que ces données soient modifiées en conséquence
  • Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données dans la limite de ce que permet la loi.
  • Droit au retrait de votre consentement : lorsque vous avez donné votre consentement pour un traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement à n’importe quel moment

Les autres droits mentionnés dans le RGPD (limitation, opposition, portabilité ne trouve pas à s’appliquer dans les données récoltées par GFI.)

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, merci d’adresser votre courrier postal à l’adresse suivante :

Groupe Forest international s.a.

Service délégué à la protection des données

Avenue Pasteur 9

1300 Wavre

Belgique

Ou votre courrier électronique à l’adresse

privacy@forrestgroup.com

Merci de toujours inclure une photocopie/scan de votre pièce d’identité afin que nous puissions vous identifier comme l’auteur légitime de la demande.

  • Conformément à la règlementation applicable, en complément des droits mentionnés ci-dessus, vous avez également la possibilité d’effectuer une demande de renseignement, une requête ou une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en Belgique.

8. Comment pouvez-vous suivre les changements appliqués à cette Notice Protection des données ?

Dans un contexte d’évolution technologique constante, nous pourrions être amené à modifier cette Notice Protection des données.

Nous vous invitons à vérifier la dernière version en ligne de la présente Notice et nous vous informerons des changements au moyen de notre site internet.

9. Comment nous contacter ?

Si vous avez la moindre question relative à l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le service délégué à la protection des données

Forrest Group. International

Service DPO

9, avenue Pasteur

1300 Wavre

Ou

privacy@forrestgroup.com